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30/04/2014

Contribuintes têm a obrigação de guardar arquivos digitais

  • Contribuintes têm a obrigação de guardar arquivos digitais

De acordo com a legislação vigente, todo emitente de Nota Fiscal eletrônica (NF-e) deve gerar arquivo digital (XML) da nota emitida com o protocolo de autorização de uso, gerado pela Secretaria da Fazenda (Sefaz), e disponibilizar tal arquivo para o destinatário da referida nota fiscal.

Tanto o emitente da NF-e quanto o destinatário são obrigados a armazenarem os arquivos digitais por determinado tempo, dependendo do tipo de nota fiscal:
  • Nota Fiscal de Fornecedor - 05 anos
  • Nota Fiscal de Imobilizado - 05 anos após a depreciação do bem
  • Nota Fiscal de Saída - 10 anos
  • Nota Fiscal de Venda de Imobilizado - 05 anos

O diretor de Produtos da Sysmo, Adriano Dill, salienta que é fundamental guardar o XML pelo tempo determinado pela legislação, pois eles comprovam as operações registradas nos livros fiscais e na contabilidade. A falta desta comprovação pode acarretar em penalidades, dependendo da legislação vigente.

Conforme Dill, a guarda do documento digital tem um custo muito inferior à guarda dos documentos físicos, permitindo, ainda, a rápida recuperação do arquivo e suas informações.

Segundo ele, no software ERP Sysmo S1, cada nota fiscal que é gerada, transmitida e autorizada pela administração tributária possui seu arquivo XML. "Este arquivo contém protocolo e assinatura da entidade autorizadora, possibilitando a consulta de todos os arquivos de notas fiscais emitidas a qualquer momento".

Quanto às notas fiscais recebidas, os arquivos XML podem ser importados para o sistema. "No momento da importação esses arquivos são armazenados no banco de dados, também possibilitando a consulta a qualquer momento", explica o diretor de Produtos da Sysmo. Em casos de arquivos XML não recebidos, pode-se fazer a importação diretamente do site da Secretaria da Fazenda, sem a necessidade de sair do sistema para isso.

Dill salienta que, embora os arquivos digitais estejam armazenados no banco de dados, é necessário ter backup dos mesmos para garantir a integridade das informações durante o período exigido pelo fisco. "Apesar do Sysmo S1 registrar o XML em seu banco de dados, existem outras soluções específicas para essa finalidade, cabendo ao cliente eleger a melhor maneira de assegurar tais informações", complementa.

Fonte: Assessoria de Imprensa

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